«Shared Services»-Ansatz immer beliebter

Shared Services sind heute allgemein als kosteneffiziente Methode anerkannt, um operative und administrative Aufgaben zu erledigen. Sie entstanden ursprünglich in den 1980er-Jahren in den Finanzabteilungen, um grundlegende administrative Aufgaben (wie z. B. die Fakturierung oder das Bezahlen von Rechnungen) zu bündeln und kosteneffizient abzuwickeln. In den letzten 30 Jahren etablierten sich Shared Services auch in anderen Unternehmensbereichen.

Strategie statt Routine

Die Ergebnisse aus der Studie von Hewitt zeigen, dass der Erfolg der HR Shared Services die Human-Ressource-Profis in administrativen Belangen stark entlastet. Der dadurch gewonnene Spielraum ermöglicht einen vermehrten Fokus auf strategischere und Mehrwert bringende Aktivitäten. «Während Jahren war das HR damit beschäftigt, sich zu organisieren oder Kritik an vergangenen Leistungen zu verarbeiten. Dies ging auf Kosten der Vorbereitung auf Herausforderungen der Zukunft oder des Aufbaus besserer Beziehungen mit den Verantwortlichen der einzelnen Unternehmensbereiche. Indem die Routinegeschäfte des HR effizient und effektiv durch SSCs erledigt werden, kann das HR der Organisation besser dienen», sagt Michael Bruggmann, Leiter HR-Consulting bei Hewitt in der Schweiz.

Gut und günstig

«In der Vergangenheit waren Bemühungen zur Veränderung übermässig auf Kosten und Effizienzkennzahlen ausgerichtet anstatt auf Relevanz und Erfolgswirksamkeit. Es ist interessant, dass HR-Verantwortliche jetzt die Effektivität selbst ganz oben auf die Prioritätenliste setzen. Das Argument der Kostenreduktion allein war mangelhaft. Es ist heute klar, dass der wahre Business Case für das Erbringen von HR Dienstleistungen darin besteht, den Mitarbeitenden das erforderliche Dienstleistungsniveau zum tiefstmöglichen Preis zu bieten», betont Michael Bruggmann. Weiter zeigt die Hewitt-Studie zeigt die nachfolgenden Haupttrends auf.

Shared Service Centres etabliert

Dreiviertel der untersuchten Organisationen bestätigen, dass sie die Shared Service Centres seit ihrer Einrichtung ausgebaut haben. Dies im Bereich der Aufgaben (Payroll, Administration der Benefits, Mitarbeiterinformation usw.) und auch hinsichtlich des bedienten internen Kundenkreises. Von den untersuchten Organisationen planen 84 Prozent die SSCs weiter zu vergrössern.

Schwerpunkt: Kundenzufriedenheit

HR Shared Services fokussieren sich immer mehr auf Effektivität und nicht nur auf die Effizienz. Die oberste Priorität bei den Befragten ist es, die Endnutzerzufriedenheit zu steigern (78%); die Kostenreduktion hat sekundäre Priorität (70%).

«Wir gegen sie»-Kultur

Ein Problem ist oft die Integration der Shared Service Centres im ganzen HR-Bereich. Die Aktivitäten, die von HR SSC erledigt werden, sollten innerhalb der HR-Funktion als Teil des integrierten HR-Prozesses gesehen werden. Doch die Untersuchung zeigt, dass die HR-Abteilungen die administrativen Aufgaben oft nicht mehr als ihre Aufgabe/Verantwortung sehen, wenn es ein SSC gibt. Dies behindert die Realisierung von effizienten Prozessen und damit verbundene Kosteneinsparungen.

Effektives Performance-Management

SSC müssen noch glaubwürdige Methoden finden, welche die Planung verbessern und bessere Management-Informationen gewähren. 40 Prozent der Antwortenden sagen, dass sie momentan keine Kundenzufriedenheitsindikatoren verwenden, um die Leistung zu messen. Knapp ein Drittel der Antwortenden waren unzufrieden mit der erhältlichen Managementinformation, um die Leistung/Performance zu messen.

Über die Studie

«The Next Generation Shared Services Research» wurde von Hewitt Associates und SharedXpertise im Spätsommer/Herbst 2007 unter 97 multinationalen Organisationen (61 davon mit Sitz in Europa, dem Nahen Osten und Afrika) durchgeführt.

(bs/bh)