Oft fehlt die Strategie für Meetings

Das ist das zentrale Ergebnis der neuesten Studie des CWT Travel Management Institute, dem Forschungszweig von Carlson Wagonlit Travel (CWT), einem weltweit tätigen Anbieter im Geschäftsreisemanagement. Die Studie «Meetings & Events: Where Savings Meet Success» entstand in Zusammenarbeit mit StarCite, dem CWT-Partner für Meetings und Events-Technologie.

Die Studie kommt zu dem Schluss, dass Ausgaben für Meetings und Events je nach Geschäftsfeld im Durchschnitt 0,5 bis 1,5 Prozent des Unternehmensertrags ausmachen oder 35 bis 60 Prozent der gesamten Geschäftsreiseausgaben.

Keine Strategie

Trotz der beträchtlichen Summen verfügen viele Unternehmen weder über eine Strategie für Meetings und Events noch über die Richtlinien und Verfahren, um die Ausgaben zu optimieren und somit die Geschäftsziele bestmöglich zu unterstützen. Die Studie nennt acht Schritte, mit denen Unternehmen das Management von Veranstaltungen optimieren können.

Echte Rentabilität

«Effektives Management von Meetings und Events bringt mehr als Kosteneinsparungen», sagt Christophe Renard, Vice President Corporate Marketing and Business Intelligence bei CWT. «Unternehmen mit einem etablierten Meetings- und Events-Programm wollen nicht einfach schnelle Einsparungen um jeden Preis, sondern echte Rentabilität. Ihre Entscheidungen basieren auf den Geschäftszielen, und sie beziehen Stakeholder aus dem ganzen Unternehmen einschliesslich des Einkaufs ein, um eine ausgewogene Herangehensweise sicherzustellen.»

Hebel für Einsparungen

Einsparungen und Rendite auf Investitionen für Meetings & Events kommen aus drei Hauptbereichen. Unterstützung durch die Unternehmensführung sowie ein gut gestaltetes Change Management verbessern die Ergebnisse weiter. Für ein effektives Management von Meetings und Events konzentrieren sich Unternehmen auf Richtlinien, Einkauf und Prozessoptimierung.

Richtlinien und ihre Einhaltung: Die Schaffung oder Verbesserung unternehmensweiter Richtlinien für Meetings und Events und die ebenfalls unternehmensweite Einhaltung sind von zentraler Bedeutung.

Einkauf: Unternehmen, die mit professionellen Einkaufsagenturen zusammenarbeiten, eine begrenzte Zahl bevorzugter Anbieter von Unterkünften und Veranstaltungsorten festlegen, die Buchung dieser Anbieter forcieren, die Geschäftskonditionen standardisieren und Gruppen-Flugtarife nutzen, steigern das Ergebnis.

Optimierte Prozesse: Die erfolgreichsten Meetings und Events-Programme ziehen ihren Nutzen aus spezieller Online-Registrierungs-Technik wie auch aus strategischen Lösungen für das Konferenzmanagement.

Acht Schritte zur Optimierung

Für viele Unternehmen gewinnt ein strategisches Management von Meetings und Events zunehmend an Priorität. CWT empfiehlt daher acht Schritte zur Optimierung von Einsparungen und Rentabilität.

1. Ausgaben analysieren und effiziente Organisationsstrukturen aufbauen.

2. Strategie und Richtlinien für Meetings & Events entwickeln.

3. Jahresbudget für Meetings und Events und Veranstaltungskalender erstellen.

4. Auswahl von und Verhandlungen mit bevorzugten Anbietern.

5. Muster für den Planungsprozess entwickeln.

6. Effizientes Anmeldeverfahren durchsetzen.

7. Zahlungs- und Erstattungsprozesse managen.

8. Leistungen im Bereich Meetings und Events sowie Einhaltung der Richtlinien auswerten.

(wr/KMU Magazin)