Digitalisierung in KMU: 4 wertvolle Tipps

publiziert: Montag, 8. Aug 2022 / 07:00 Uhr
Wichtig: Eine ganzheitlich gedachte Strategie, die die richtigen Massnahmen zur richtigen Zeit vorsieht.
Wichtig: Eine ganzheitlich gedachte Strategie, die die richtigen Massnahmen zur richtigen Zeit vorsieht.

Digitalisierung - alle sprechen darüber, alle wollen es richtig machen aber viele wissen gar nicht, was das in Bezug auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eigentlich bedeutet. In diesem Artikel geben wir Tipps für eine gelungene Digitalisierung in KMU.

Was bedeutet Digitalisierung im Kontext von KMU?

Digitalisierung – manchmal auch digitaler Wandel genannt – bedeutet im kleineren Rahmen die Übertragung oder Umwandlung von analog verfügbaren Informationen in digitale Formate. Handschriftlich festgehaltene Dokumente bzw. Printmedien werden zu Textdateien wie etwa im PDF-Format.

Für Unternehmen bedeutet Digitalisierung die umfassende und immer intensivere Nutzung von digitalen Technologien in allen unternehmensrelevanten Bereichen. Die Weiterentwicklung dieser Technologien ist es, was die Digitalisierung schnell vorantreibt. Das ist auch der Grund, warum die Pandemie, die ein Ausweichen ins Homeoffice sowie Ausgangsbeschränkungen nötig machte, der Digitalisierung solch einen Schub verpasste.

Es lässt sich sagen, dass ein KMU, das die Digitalisierung verschläft oder ablehnt, kaum wettbewerbsfähig ist. Im Umkehrschluss bergen die Digitalisierungsmassnahmen viele Chancen.

Digitalisierung hat viele Facetten: Die Neuerungen reichen von einer dezentralen Datenbank für Mitarbeitende über automatisierte Datenerhebung bis zum Internet of Things - also der Vernetzung von Maschinen über das Internet. Das Potenzial, das der digitale Wandel mit sich bringt, kann sich dementsprechend im Inneren des Unternehmens oder nach aussen hin, also beim Kontakt mit der Zielgruppe bzw. den Kundinnen und Kunden, auswirken.

Internes Potenzial

Zu den internen Potenzialen gehören Faktoren wie verbessertes Personalmanagement, schnellere und direktere Kommunikation zwischen Abteilungen, sofortige Verfügbarkeit von Informationen, Kosten- bzw. Ressourceneinsparungen und Prozessoptimierungen.

Zu den Massnahmen, die hierfür eingesetzt werden können, gehören unter anderem:

  • Softwarelösungen für schnellere interne Kommunikation,
  • Plattformen für das Sammeln von Wissen bzw. unternehmensrelevanten Dokumenten,
  • Projektmanagementsoftware mit Zuständigkeiten und Fortschrittsanzeige,
  • vernetzte Methoden der Arbeitszeiterfassung.

Externes Potenzial

Was die äusseren Faktoren angeht – also die Dinge, die etwa KundInnen betreffen – so lässt sich ebenfalls feststellen, dass die Digitalisierung im Mittelstand unter anderem ein massgebliches Plus an Reaktionsgeschwindigkeit, Serviceleistungen und Beratung gebracht hat - oder kurz gesagt: zu einer Priorisierung der Customer Experience.

Zu den Technologien, die in vielen KMU - je nach Branche - zum Einsatz kommen, gehören folgende Dinge:

  • Tools, um grosse Datenmengen zu erheben und zu verarbeiten, sodass Produkte verbessert und individualisiert werden können,
  • Social-Media-Präsenzen, um der Zielgruppe in regelmässigen Abständen relevante und hochwertige Inhalte zu präsentieren,
  • Service-Portale, sodass schnell auf Beschwerden sowie Anfragen reagiert werden kann.

Die folgende Grafik zeigt auf einen Blick, in welchen Bereichen viel Potenzial steckt:

Digitalisierung in KMU - wichtige Tipps zur Umsetzung

Die Tipps und Hinweise im folgenden Abschnitt beziehen sich auf KMU, die die Wichtigkeit des digitalen Wandels erkannt haben und sie als fortlaufenden Prozess sehen, der im Unternehmen konstant fortgeführt sowie verbessert werden soll.

1. Den eigenen Digitalisierungs-Bedarf kennen

Es gibt wohl kaum KMU mehr, die die Chancen digitaler Technologien nicht wahrgenommen haben. Wichtig ist, den eigenen Bedarf an digitalen Massnahmen zu hinterfragen, denn nicht alles ergibt für die eigene Branche bzw. die Unternehmensstruktur Sinn.

Folgende Aspekte sollten bedacht werden:

  • Welche Massnahmen hat die Konkurrenz umgesetzt?
  • Welches Dienstleistungsangebot bzw. Produkt wird durch den Einsatz digitaler Massnahmen verbessert?
  • Lassen sich gewisse Prozesse komplett automatisieren?
  • Wo kann das Etablieren von digitalisierten Vorgängen zu mehr Effizienz sowie Ressourcenschonung führen?
  • In welchen Bereichen kann durch die Digitalisierung ein Wettbewerbsvorteil entstehen?

2. Eine ganzheitliche Strategie formulieren

Viele KMU haben, nachdem sie die Wichtigkeit der Digitalisierung erkannt haben, irgendwo angesetzt und dann Stück für Stück Massnahmen umgesetzt. Es fehlt an einer ganzheitlich gedachten Strategie, die die richtigen Massnahmen zur richtigen Zeit vorsieht.

So eine Strategie soll ein Fahrplan sein, an dem sich alle Parteien orientieren können, aber gleichzeitig flexibel genug sein, um stets einen angemessenen Handlungsspielraum bieten zu können.

Es kann keine allgemeingültige Strategie geben, denn diese richtet sich nach der Branche sowie nach den Unternehmenszielen . Vor allem diese Ziele sowie die vorhandenen Ressourcen bestimmen, welche Aspekte umgesetzt werden sollen. Digitalisierung ist sowohl finanziell als auch in zeitlicher Hinsicht ein aufwendiges Unterfangen.

3. Alle mit ins Boot holen

Digitalisierungsmassnahmen entfalten nur dann ihre volle Wirkung, wenn auch alle am selben Strang ziehen. Das heisst, dass sowohl die Mitarbeitenden, die neu im Unternehmen sind, als auch die Führungskräfte die strategisch gesetzten Massnahmen mittragen müssen.

Um dies umsetzen zu können, benötigt man eben die bereits erwähnte Strategie sowie ein Mass an Überzeugung. Die umzusetzenden Dinge stellen eine kleine oder grosse Veränderung dar, deshalb müssen Verantwortliche alle Parteien von der Notwendigkeit der Digitalisierung im jeweiligen Bereich überzeugen und die Chancen sowie Potenziale stets untermauern.

Vor allem Traditionsunternehmen tun sich mit diesem Prozess in der Regel schwerer als etwa ein Start-Up. Allerdings können gerade KMU, die schon lange bestehen, von optimierten Produktionsketten und einer digitalisierten Logistik profitieren.

4. Wissen im Unternehmen aufbauen und halten

Um eine Strategie auf allen Ebenen umsetzen zu können, brauchen Mitarbeitende Fachwissen zu den im Unternehmen eingesetzten digitalen Tools. Sie müssen den Umgang beherrschen sowie auch ein Verständnis für die Auswirkungen der digitalen Massnahmen entwickeln. Das gilt für jede Hierarchie-Ebene.

Natürlich lassen sich Partnerschaften mit externen Firmen eingehen, die einen Bereich wie etwa die Logistik für das eigene KMU übernehmen. Allerdings fehlt diesen Partnern das tiefere Verständnis von den Unternehmenszielen, der Strategie sowie dem relevanten Markt und der Zielgruppe.

Branchenrelevantes Wissen sowie unternehmensspezifisches Know-how soll also im Unternehmen mit Schulungen und Weiterbildungen gefördert werden. Weiters sollten KMU Fachkräfte dazu motivieren, ihre Erkenntnisse zu Prozessen im Unternehmen mit der Belegschaft zu teilen und ihr Verbesserungsvorschläge zu formulieren.

Fazit

KMU, die ihre Digitalisierung vorantreiben möchten, müssen sich darüber Gedanken machen, in welchen Bereichen das grösste Potenzial vorhanden ist und welche Ressourcen für Massnahmen zur Verfügung stehen. Weiters ist es essenziell, dass eine ganzheitliche und anpassbare Strategie formuliert wird, die dann von der gesamten Belegschaft mitgetragen wird. Weiterbildungsangebote und Schulungen sollen das nötige Know-how vermitteln.

(fest/pd)

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