Berlecon-Studie: Fachbereiche wollen Unified Communications
Vereinfachung durch Vereinheitlichung
publiziert: Donnerstag, 15. Mai 2008 / 08:44 Uhr / aktualisiert: Donnerstag, 15. Mai 2008 / 09:02 Uhr

Die vorhandenen Kommunikations-Tools können mit dem schnell wachsenden Bedarf in den Unternehmen kaum noch mithalten. Vor allem Fachabteilungen wünschen sich deutliche Verbesserungen. So lautet das Ergebnis der Studie «Wettbewerbsfaktor effiziente Kommunikation – Potenzial von Unified Communications in deutschen Unternehmen».

Wichtigstes Kommunikationsmittel ist die E-Mail, gefolgt von Mobil- und Festnetztelefonie.
Wichtigstes Kommunikationsmittel ist die E-Mail, gefolgt von Mobil- und Festnetztelefonie.
Das Kommunikationsvolumen in Fachabteilungen ist in den letzten Jahren spürbar angestiegen. Wie die Unified-Communications- Studie des Berliner Analysten- und Beratungshauses Berlecon Research belegt, stimmt eine überwältigende Mehrheit (93%) von Bereichsleitern dieser Aussage zu.

Grosse befragt

Berlecon befragte für die Studie erstmals in Deutschland 105 Abteilungsleiter aus den Bereichen Einkauf/Beschaffung und Vertrieb/Aussendienst in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Auftraggeber der Studie waren Damovo, Nortel und Microsoft. Wichtigste Ursachen für die deutliche Zunahme sind höhere Erwartungen auf Kundenseite im Hinblick auf schnellere Reaktionszeiten (86%) sowie steigende Produktivitätsanforderungen angesichts begrenzter Ressourcen (78%).

E-Mail an erster Stelle

Um das in den letzten Jahren deutlich angestiegene Kommunikationsvolumen zu bewältigen, stehen den Mitarbeitern in den Fachabteilungen die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle zur Verfügung. Das mit Abstand wichtigste Kommunikationsmedium ist und bleibt die E-Mail (100% der Befragten). Handy beziehungsweise Smartphone sind für 80 Prozent wichtig oder sehr wichtig in der alltäglichen Kommunikation – wichtiger noch als das Festnetztelefon (74%). Die gruppenorientierte Echtzeit-Kommunikation beschränkt sich derzeit noch auf Telefonkonferenzen (47%). Andere Möglichkeiten für die Echtzeit-Zusammenarbeit verteilter Teams, wie Web- oder Videokonferenzen, sind von noch untergeordneter Bedeutung.

Mail-Flut schwillt weiter an

Nach Einschätzung der Befragten wird die hohe Bedeutung von E-Mails für den Geschäftsalltag weiter massiv zunehmen; 65 Prozent rechnen mit einem Anstieg der Mobile Mails, 64 Prozent bei den herkömmlichen Mails. Die Folge aus Sicht der Anwender ist eine zunehmende und unbeherrschbare E-Mail-Flut, mitverursacht durch zu grosse E-Mail-Verteiler, unselektierte Informationen und die inflationäre Nutzung der cc-Funktion. Mit einem erheblichen Wachstum des Kommunikationsaufkommens rechnen die Befragten auch bei Telefonkonferenzen (60%).

Nachholbedarf

«Die Studie zeigt deutlich, dass das Kommunikationsaufkommen seit einiger Zeit massiv zugenommen hat und mit einem weiteren Wachstum zu rechnen ist. Für Anwender spielt daher eine effiziente und benutzerfreundliche Kommunikations-Infrastruktur eine entscheidende Rolle», sagt Martin Böker, Business Leader Enterprise Central Europe bei Nortel in Frankfurt am Main. Auch wenn heute dank moderner Technologie effizienter kommuniziert wird (71%), sehen die Bereichsleiter dennoch auf vielen Gebieten Potenzial für Verbesserungen. Nachholbedarf gibt es vor allem bei der externen Kommunikation, beispielsweise bei der Einbindung von Partnern in die eigenen Geschäftsprozesse (47%) oder der Beantwortung von externen Anfragen (46%). Auch bei der Arbeit unterwegs oder im Home Office besteht Raum für Optimierung (43%).

Fehlende Funktionalitäten

Wesentliche Ursachen ineffizienter Kommunikation sind laut Ansicht der Befragten fehlende Funktionalitäten, wenn sie unterwegs sind (38%), zu viele Kontaktversuche, bis der gewünschte Ansprechpartner erreicht ist, (36%) sowie die Komplexität von Anwendungen und Endgeräten (33%). Der häufige Wechsel zwischen Anwendungen und Endgeräten geht damit einher, ihn monieren 30% der Befragten.

Erreichbar über eine einzige Nummer

In Anbetracht der heute genutzten heterogenen Gerätelandschaft hält die überwältigende Mehrheit der Befragten (83%) eine Integration verschiedener Kommunikationskanäle für Sprache und Daten für sinnvoll, um effizienter kommunizieren zu können. Dabei geht es um eine Zusammenführung von Kommunikationsdiensten und Software auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Erwähnt wurden in dem Zusammenhang beispielsweise die automatische Rufumleitung zum aktuell genutzten Endgerät sowie die Erreichbarkeit der Mitarbeiter über eine einzige Nummer. Zwei Drittel der Befragten wünschen eine Einbindung von Kommunikationsfunktionalitäten in Office-Anwendungen, um zum Beispiel direkt aus Microsoft Office einen Anruf tätigen zu können.

Unterschiedliche Ziele

Explizit wurde in der Studie nach der Bedeutung effizienter Kommunikation für die Geschäftsprozesse im Einkauf und der Beschaffung gefragt. Fast ausnahmslos halten die Einkaufsleiter (90%) eine effiziente Kommunikation für sehr wichtig oder wichtig, um die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern. Ebenso ist für 89% eine effiziente Kommunikation grundlegend für eine schnelle Reaktionsfähigkeit, beispielsweise um Lieferengpässe in der Produktion zu vermeiden. Aber auch bei Prozess- (56%) und Produktinnovationen (51%) sehen die Einkaufsleiter ein grosses Verbesserungspotenzial.

Die Vertriebs- und Aussendienstleiter haben andere Ziele: Für rund 90 Prozent spielt effiziente Kommunikation eine zentrale Rolle, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und eine schnelle Auftragsabwicklung sicherzustellen. Für 70 Prozent sind eine steigende Anzahl akquirierter Aufträge und eine bessere Koordinierung der Aussendienstmitarbeiter sehr wichtig oder wichtig.

Effizienz durch Vereinheitlichung

Zusammenfassend hält über die Hälfte der Einkaufs- und Vertriebsleiter (56%) die Integration im Rahmen einer Unified-Communications-Lösung in ihrem Geschäftsbereich für sinnvoll. Die Mehrheit der Befragten ist damit der Meinung, dass eine Vereinheitlichung unterschiedlicher Kommunikationskanäle dazu beitragen kann, die Effizienz in den Geschäftsprozessen zu steigern. Nach Einschätzung der Bereichsleiter spielt effiziente Kommunikation eine zentrale Rolle, um wichtige strategische Ziele zu erreichen und damit wettbewerbsfähig zu bleiben.

(pd/KMU Magazin)

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