IDC-Studie: Management Report
Dokumenten-Management als Chance für CFO
publiziert: Donnerstag, 4. Mai 2006 / 05:40 Uhr

IDC hat im Auftrag von Xerox Global Services analysiert, dass europäische Chief Financial Officers (CFO) drei hauptsächliche Herausforderungen für ihre Unternehmen ausmachen. Die Wettbewerbsfähigkeit muss erhalten werden, der Unternehmenswert soll kontinuierlich steigen und die Wirtschaftlichkeit verbessert werden, während gleichzeitig die Kosten sinken müssen.

Finanzchefs haben oft nur eine vage Vorstellung von den Dokumentenkosten.
Finanzchefs haben oft nur eine vage Vorstellung von den Dokumentenkosten.
Zusätzlich hat die staatliche Regulierung durch Auflagen-Pakete wie Basel II oder den Sarbanes-Oxley-Act stark zugenommen und führt so zu komplexeren Anforderungen an interne Kontrollmechanismen und Archivierung. In dem jüngst von IDC veröffentlichten Management Report trat zutage, dass bei der Suche nach Potenzialen zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung ein Geschäftsbereich von den CFO bislang vernachlässigt wurde: das Dokumenten-Management.

Dokumente und ihre Kosten

Dokumente werden in Unternehmen für unterschiedlichste Zwecke eingesetzt, beispielsweise als Produktinformationen, Mailings oder Rechnungen. Daher geniessen Dokumente unter den Managern grosse Bedeutung: 82 Prozent erachten sie als massgeblichen Faktor für den Unternehmenserfolg. Darüber hinaus sind 70 Prozent der Auffassung, dass mangelhafte Dokumenten-Management-Prozesse die Handlungsfähigkeit ihres Unternehmens beeinträchtigen könnten. Zudem verbringen Führungskräfte etwa 45 Prozent ihrer Arbeitszeit im Umgang mit Dokumenten. Trotz der hohen Bedeutung auch für den Unternehmensumsatz - die befragten CFO schätzten, dass sich die jährlichen Dokumenten-bezogenen Kosten hier auf etwa 5 bis 15 Prozent belaufen - haben die Finanzchefs häufig nur eine vage Vorstellung der Kosten des Dokumenten-Managements in ihren Unternehmen. Dokumente und ihre Verwaltung stellen damit den vielleicht letzten verdeckten Kostenfaktor in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens dar.

Möglichkeiten zur Kostenreduzierung

Im Rahmen seiner Zuständigkeit hat der CFO mehrere Möglichkeiten, die Kosten im Dokumentenprozess zu senken und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. So lassen sich beispielsweise grossvolumige Druckaufträge wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Direct Mailings an externe Druckereien auslagern, um schnell Einsparungen von bis zu 20 Prozent zu erwirtschaften. Neben der reinen Outsourcing-Massnahme empfiehlt es sich, Beratungsleistungen zu nutzen. Spezialisierte Dienstleister helfen Anwendern, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken, indem sie die Aufwendungen für Drittfirmen rationalisieren und kostengünstige Verträge mit angemessenen Service Level Agreements (SLA) aushandeln. Beispielsweise lassen sich mit Finance & Administration Services (FAS) die Workflows für Rechnungsstellung deutlich beschleunigen, indem unstrukturierte Dokumente digitalisiert und in das ERP-System eines Unternehmens integriert werden.

Einsparpotenziale bieten ebenfalls ein rationalisierter Geräteeinsatz und ein umfassendes, unternehmensweites Gerätemanagement im Desktop-Bereich. Derzeit haben viele Unternehmen hier einen äusserst heterogenen Gerätepark von verschiedenen Herstellern, dessen Kosten oftmals über eine ganze Reihe verschiedener Budgets abgerechnet werden. Wenn hier nicht genau Buch geführt wird, kann es auch keine Kostentransparenz geben. Hier lassen sich Einsparungen von mehr als 25 Prozent pro gedruckter Seite realisieren.

Fazit

Der von Xerox Global Services in Auftrag gegebene Management Report hat gezeigt, dass ein verbessertes Dokumenten-Prozessmanagement zu schnelleren und besseren betrieblichen Prozessen führt und so hilft, Kosten zu senken und Umsatzerlöse zu steigern. Damit wirkt es sich direkt auf die klassischen Ziele von CFO aus. Bei der Einführung eines Dokumenten-Prozessmanagement empfiehlt sich eine ganzheitliche Herangehensweise unter Einbezug von Outsourcing-Massnahmen und externen Beratern. Das Potenzial effizienter Dokumentenprozesse zur Einsparung von Kosten und Steigerung der Produktivität wird von IDC als «enorm» angesehen. Weitere Informationen unter www.xerox.ch

(sk)

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