Bis 2012 wird demnach ein Mitarbeiter eines grossen Unternehmens durchschnittlich 200 E-Mails am Tag erhalten. Immer schwieriger fällt es Mitarbeitern daher zu entscheiden, was geschäftlich relevant und damit zum Aufheben bestimmt ist und was nicht. Nur zwölf Prozent der befragten Unternehmen haben hierzu verbindliche Regelungen getroffen. Der Erhebung nach lesen und beantworten 88 Prozent der Angestellten ihre E-Mails nach Wichtigkeit bzw. mit 44,5 Prozent fast die Hälfte nach Erhalt. 15 Prozent lassen vorsortieren und zwölf Prozent lesen nur zu bestimmten Zeiten.

Stressfaktor

Die Mehrzahl der Unternehmen überlässt es zu fast 90 Prozent den Mitarbeitern selbst, welche Daten gelöscht und welche aufzubewahren sind. Dies bedeutet nicht selten Risiken für die Unternehmen. Denn es existieren Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Vorgaben wie der digitalen Betriebsprüfung oder den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung. Auch KMU kennen das Problem. Um sich vor Stress zu schützen, löscht mit 64 Prozent ein Grossteil täglich bis zu 20 Prozent der E-Mails. Demgegenüber steht die Aufforderung, geschäftsrelevante Inhalte bei internen oder externen Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen.

Datensicherheit

Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter. Vielmehr stossen das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen an ihre Grenzen. Das spiegelt sich auch in den Studienergebnissen wider: Einen besonders grossen Verbesserungsbedarf beim E-Mail-Management sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent).

 

(ms/)