Contentflut erfolgreich kanalisieren

Baden - Das Content-Volumen steigt in allen Unternehmen an. Damit steigt die Gefahr, dass ihre Produktivität und Reaktionsfähigkeit nachlassen. Wenn Mitarbeiter wiederum interne Informationen und Dokumente mithilfe von Content Mangement ebenso schnell und einfach finden wie dies im Web möglich ist, erhöhen diese ihre Produktivität um 30 Prozent. Zu diesem Ergebnis kommt ein Forschungsbericht der auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisierten Organisation AIIM (Silver Spring/USA).

«In der Studie haben wir die ROI-Faktoren gemessen und die Verbesserungen quantifiziert, die ein gut implementiertes ECM-System bieten kann. Gleichzeitig haben wir die potenziellen Kosten angegeben, die bei Compliance- und Sicherheitslücken drohen. Die Chancen zur Verbesserung der Unternehmen sind bemerkenswert gross», sagt Doug Miles, Director der AIIM Market Intelligence Division. So gaben die Befragten an, dass sich die Qualität im Kundenservice und die Antwortzeiten um 33 Prozent verbessern, wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt direkt auf sämtliche kunden- und fallbezogenen Informationen zugreifen und sie untereinander austauschen können.

Schaden durch eingeschränkten Wissensaustausch

61 Prozent der Befragten gaben an, dass das Unternehmenswissen dagegen in einem schlecht verwalteten Umfeld als erstes leidet. Einem Unternehmen droht dadurch der Verlust seiner Wettbewerbsposition, da schlechtere Entscheidungen gefällt werden und sich keine dem Unternehmen zugängliche Expertise aufbauen lässt. Auch die Innovationskraft nimmt laut Umfrage bei mangelnder Zusammenarbeit und eingeschränktem Wissensaustausch Schaden.

Verletzungen der Compliance-Vorschriften sowie Informations- und Datenlecks bereiten den Befragten ebenfalls grosse Sorgen. So hätte eine Verletzung der Compliance für 40 Prozent der Unternehmen finanzielle Auswirkungen, während 66 Prozent unter einem schlechten und kostspieligen Bild in der Öffentlichkeit litten.

Mehr als ein Drittel der Unternehmen gaben an, dass sie bei der Preisgabe vertraulicher Daten keine Möglichkeit hätten herauszufinden, wer diese Daten an einen Wettbewerber oder die Presse weitergegeben hat. Nur ein Viertel könnte auf der Basis von Aktivitätsprotokollen einen Mitarbeiter ermitteln, der für die Weitergabe verantwortlich zu machen wäre. Für 60 Prozent der grössten Unternehmen wären die potenziellen Auswirkungen eines solchen Verlustes hoch, für 13 Prozent sogar «verheerend».

Grosses Verbesserungspotenzial

Um die Plausibilität der gemachten Angaben zu stützen, vergleicht die Studie die Erwartungen der Befragten, die noch nicht in ECM investiert haben, hinsichtlich des Verbesserungspotenzials durch ECM mit den Erfahrungen derjenigen, die solche Systeme bereits im Einsatz haben. Zu den untersuchten Gebieten mit Verbesserungspotenzial zählen unter anderem Produktivität, Kundenservice, Zusammenarbeit und Storage.

Zu den weiteren Optimierungspotenzialen gehören:

. Die Produktivität in der Administration lässt sich durch den Einsatz von Workflows, eingescannten Formularen und einer automatisierten Datenerfassung um durchschnittlich 33 Prozent erhöhen.

. Der Wechsel zu einer rein elektronischen Ablage von Informationen senkt den für die Archivierung benötigten Platz in Büroräumen von 14,5 Prozent auf 5,9 Prozent, was einer 60-prozentigen Reduzierung entspricht.

. Die Grösse der für unstrukturierte Inhalte und E-Mail benötigten Serverfarmen lässt sich um ein Drittel oder sogar um die Hälfte senken, wenn jedes Dokument und jeder E-Mail-Anhang nur einmal gespeichert wird.

. Eine Umgebung mit Team-Sites, die auf Zusammenarbeit angelegt und für grössere Nutzerkreise zugänglich sind, steigert die Effizienz von Projekten hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand um durchschnittlich 23 Prozent.

. Die Befragten gaben an, dass sich Mitarbeiterproduktivität und -engagement aus ihrer Sicht durch den Einsatz von Enterprise 2.0-Anwendungen um etwa 18 Prozent erhöhen lassen.

. Die Effizienzsteigerung durch den umfassenden mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen wird auf 20 bis 25 Prozent geschätzt.

(bk/KMU Magazin)