Records Management befasst sich mit der Behandlung, Verarbeitung und Aufbewahrung von kritischen Geschäftsinformationen. Im Vordergrund steht das Ziel, die regulatorischen und betrieblichen Anforderungen möglichst wirtschaftlich erfüllen zu können. Modernes «Records Management» bedeutet nichts anderes, als dass die Verwaltung von geschäftskritischen Daten unter juristischen und ökonomischen Gesichtspunkten integriert betrachtet wird.
Rechtliche Auflagen erfüllen
Vorerst wird das Records Management durch regulatorische Anforderungen vorangetrieben. Die 247 Befragten möchten mit dem Records Management an erster Stelle die rechtlichen Auflagen erfüllen. Hauptantriebskraft für Investitionen sind die Erfüllung von gesetzlichen Auflagen, das verantwortungsbewusste Management von rechtlichen und unternehmerischen Risiken und bei grossen internationalen Unternehmen zusätzlich die Minderung von Reputationsrisiken. Ökonomische Argumente im Sinn von Kosteneinsparungen, Ertragssteigerungen oder Zeitgewinn durch ein effizientes Informationsmanagement tragen bisher wenig zur Motivation bei.
Internationale Unternehmen voran
Die Schweizer Unternehmen sind bei der Bewältigung der Herausforderungen durch die regulatorischen Vorgaben unterschiedlich weit vorangekommen – sowohl auf konzeptioneller Ebene als auch bei der Umsetzung. International tätige Unternehmen sind im Records Management weiter fortgeschritten als die national tätigen Unternehmen: Während bereits drei Viertel der internationalen Unternehmen über eine Records Management Policy verfügen, sind es bei den nationalen erst ein Drittel. Auch in der Aufbewahrungspraxis hinken die nationalen Unternehmen den internationalen hinterher.
Nachholbedarf
Nur gerade ein einziges befragtes nationales Unternehmen hat alle Aussagen zu den Anforderungen an die Aufbewahrungspraxis mit hoher Zustimmung beantwortet. Bei den internationalen Unternehmen sind es immerhin 17 Prozent. Es gibt also sowohl bei den nationalen als auch bei den internationalen Unternehmen noch Nachholbedarf. Insbesondere das Management, die Organisation und die Kontrollmechanismen sind verbesserungswürdig, um eine rechtskonforme Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sicherstellen zu können. Insgesamt lässt sich der Stand von Records Management in der Schweiz gemäss dem in dieser Studie verwendeten Maturitätsmodell wie folgt beschreiben: Die internationalen Unternehmen befinden sich im Durchschnitt auf der Stufe 3, die nationalen Unternehmen auf der Stufe 2.
Investitionen
Die internationalen Unternehmen sind sich der höheren regulatorischen Anforderungen bewusst. Dies zeigt sich auch in den Budgets: Ein internationales Unternehmen investiert durchschnittlich 1,5 Mio. Franken in Records Management. Ein nationales Unternehmen durchschnittlich 747'000 Franken.
Zur Studie
Gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum für Records Management hat die Dr. Pascal Sieber & Partners AG eine Studie zur Wahrnehmung der regulatorischen Anforderungen und deren Umsetzung in Schweizer Unternehmen durchgeführt. Die Leserinnen und Leser der Studie können ihre eigenen Anstrengungen einerseits an den heutigen regulatorischen Anforderungen messen und andererseits mit der Praxis in Schweizer Unternehmen vergleichen. Die Aufteilung der Ergebnisse nach international und national tätigen Unternehmen erlaubt eine genaue Analyse des eigenen Umsetzungsstands in Gegenüberstellung zu vergleichbaren Unternehmen. Lieferung im PDF-Format, 86 Seiten. Kosten: 375 Franken (exkl. MwSt.). http://recordsmanagement.pascal-sieber.ch
(pd)
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